話し方教室　KEE’S　 正しい挨拶から始めよう

正しい挨拶から始めよう

ＯＧ・ＯＢ訪問をお願いする先輩はやはり学校の就職課か、信頼のおける知人に紹介しもらうなど、正しい手順を踏むべき。

紹介してもらったら、まずはご挨拶とお願いのメールを出しましょう。

 

①先輩のメールアドレスは「様」付で登録する

　メールアドレスといえど、呼び捨ては失礼に当たります。登録する際は「様」をつけて。

 

②件名もきちんと記入します

「OG訪問のお願い」「お礼」など、件名もきちんと書くこと。先輩からのメールに返送するときなど、
メールを送信するときはその都度、内容に合った件名に修正するようにしましょう。
また、件名の後に、学校名と名前を忘れずに入れましょう

　

③冒頭に「宛名」を忘れずに

先輩の会社、部署名、そして先輩の名前をフルネームで書きます。これがビジネスメールのマナー。携帯電話から送る人が多いからか、いきなり本文になっているメールがとても多いんです。

また会社名、先輩の名前に誤字はないか、しっかりチェックすること。

知らない人があなたにお願いごとをしてきたとき。あなたの名前を間違えていたとしたら、ものすごく不愉快になりませんか？　「心のない人だな」「自分の都合で、私を利用しようとしているんだな」、そんなふうにも思えてしまいますよね。

名前の誤字は絶対にやってはいけないことなんです。

 

④「前略」で始まり、「草々」で終わる

「大人の手紙」という感じがしますよね。ここから、そういう大人としてのマナーにも慣れていきましょう。

「前略」「草々」だけでも、きちんとした感じは十分伝わりますが、さらに上を目指すなら、「前略」の後に「時候の挨拶」が入れることをオススメします。

「秋晴れの候、ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。」といったものが一般的ですが、そういう形式的なものよりも、あなたらしい季節の挨拶のほうが印象はいいかもしれません。

たとえば、秋になって少し涼しくなってきた頃なら「厳しい暑さもようやく和らいでまいりました。」「風に少し秋の気配が感じられるようにもなってまいりました。」など。あなたが感じた季節の印象を背伸びせずに伝えてみましょう。

メールの終わりは「草々」で締めます。

 

⑤自分が何者かを伝える

自己紹介は必ず目下の者からするのがマナーです。学校名、学部、学科、自分の名前はフルネームで名乗りましょう。

これはメールや手紙だけでなく、実際にお会いしたときも同様。まずは自分から名乗ること。

 

⑥メールをした理由を述べる

就職活動中であること、誰に紹介してもらったか、そして「会っていただきたい」ということを簡潔に伝えましょう。

 

⑦先輩の都合が最優先

先輩は忙しい社会人なんです。「ご多忙中」という言葉を忘れずに。

そして「もし会って頂ける場合」「もしお時間を作って頂ける場合」と、へりくだってお願いしましょう。

会う日時も先輩の都合が最優先です。期限の目安も「２週間」くらい余裕があるのがベター。いきなり、「＠日はいかがでしょうか？」など、自分の都合をピンポイントで押し付けるなどももちろんマナー違反です。

 

⑧締めの言葉

「ご検討いただく」ことをお願いし、「よろしくお願い申し上げます」の後に、かならず「失礼します。」で締めます。

 

⑨自分の署名を忘れずに

名前、学校名学部学科、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレスを書いた署名はしっかり作って、いつもメールの最後に入るように設定しておきましょう。

 

　メールでも問題ありませんが、「他の学生に差をつけたい！」と思うなら、最初の挨拶は手紙にするのがオススメ。内容はメールと一緒で大丈夫。

大人でも手紙のやり取りが少なくなっている現在、手紙のインパクトは大！といえます。但し、ＤＭなどの手紙と混じってしまう場合も考えられますから、手紙が到着するころに、「お手紙を差し上げました、＠＠と申します」とメールでもフォローしましょう。

　

先輩から返事がきたら

先輩から会ってくれる旨のメールがきたら、すぐにお礼のメールを出します。

 

①新たな件名を書き込む

　先輩からのメールをそのまま返送するのではなく、新たな件名に修正します。

 

②感謝の気持ちを伝える

まず忙しい先輩が返事をくれたこと、会ってくれることへの感謝を伝えます。

 

③日時の確認をする

先輩が指定してきた日時、またどれくらい時間をいただけるのかも合わせて確認します

 

④締めの言葉

「よろしくお願い申し上げます」の締めの言葉に加え、「先輩にお会いできることを楽しみにしております」という気持ちを伝えます。

「うれしいです」「楽しみです」など感情が伝わる言葉があるとあなたのパーソナリティが伝わり、事務的なメールがやわらかい印象になります。

 

「忙しいので今回は……」というお断りのメールがきた場合も、忙しい中わざわざ返事をくれたことに対する感謝のメールをすぐに出しましょう。

あなたに時間的な余裕がある場合は「ご迷惑でなければ、私のほうは来月でも構いませんので、お会いできれば大変うれしいです。またご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」と一言添えてもいいでしょう。

また、１週間経っても返事がこない場合。

「お忙しいところ、たびたび失礼いたします。
１週間前、ＯＧ訪問のお願いのメールを送らせていただきました○○大学の佐藤と申します。
ご多忙中、大変恐縮ではございますが、再度メールさせていただきます。」の言葉とともに、再送してもいいでしょう。

それでも返事がこなかった場合は「相当忙しいんだな」と思って、
先輩からメールがくるのを待ちましょう。しつこく催促するのはマイナスイメージにつながります。

 

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ＫＥＥ’Ｓ代表　エグゼクティブスピーチトレーナー　野村絵理奈