話し方教室　KEE’S　部下の報告がわかりずらい場合

報告できないビジネスマン

数年前、弊社の話し方レッスンに通うとある企業の社長さんに

「我が社の会議はひどい。役員から報告が上がってくるのだが、
何を言っているのかよくわからない。ぜひ研修をして、
まともな報告ができるようにしていただきたい」という依頼を受けたことがあります。

研修前に、どう「ひどい」のか、まずは実態を拝見させていただこうと、
件の役員会を見学したのですが、社長がストレスを感じているポイントがいくつか明らかになりました

たとえば、とあるプロジェクトについての報告では、いつ行われたのかわからない。
何が対象だったのかわからない。それがどういう結果になり、
これからどう進めていくつもりなのかわからない……。

そのたび、社長は「待って。何についての報告なんだ？」
「それはいつ行われたんだ？」と質問しなければなりません。
これではストレスが溜まるのも無理はないと思いました。

ただし、報告の正しい仕方を学んだことがなければ、これもいたしかたない事。

少し前に、会社の会議を円滑にかつ効率よく運行する、
＜ファシリテーター＞という職業が流行しましたが、
会議で報告することのルールや意味を理解しておらず、
ただ、無意味に時間だけ過ぎている会社がいかに多いことか。

それは〈報告〉というものを「事実をただ羅列すればいいもの」と捉えているからではないでしょうか。
そして、その〈羅列〉すら満足にできていない人のほうが多いのが現実です。

報告の基本構造

①結論　　　ひと言で、要点のみ

②現状　　　『現状について報告します・・・』

③現在の状況〈４Ｗ〉誰が、何を、いつ、どこで　　←『現在の状況ですが・・

④ＷＨＹ　〈結論〉の原因・問題点　　　　←『考えられる原因は・・』

⑤目標　　　　←『次回の目標についてお話します・・』

⑥ＨＯＷ　〈ＷＨＹ〉に関する対策　　　←『とるべき対策は・・』

⑦ＷＩＬＬ　意志・目標〈４Ｗ〉　　　←『具体的な目標は・・』

①〈結論〉・・報告の結論は、端的に、最もシンプルな要点だけを述べてください。例えば、『昨日、電話が掛かってきて、私がとったんですが、お客様から、違う商品が届いたというクレームでした。』ではなく。

『昨日、お客様からクレームを受けました』がシンプルな要点です。

②＜現状＞・・ここでも、具体的な現状を述べず、まず現状について何と何を今から説明するのか、宣告してください。例えば、『現状について報告いたします。まず現在の状況、それから、考えられる原因についてです。』というようにボックスのタグを説明します。

③＜現在の状況＞・・報告内容に関する基本情報が入ります。これは後に詳しく説明しますが、「誰が、何を、いつ、どこで」の〈４W〉と覚えておいてください。

④〈ＷＨＹ＝問題点〉・・現在の状況が引き起こされている原因を述べます。これは、「今月の売り上げ目標を達成できなかった」でも「達成できた」でも同様に、なぜそういう結論になったかという原因をあなたなりに考えます。

⑤＜目標＞・・②＜現状＞と同じく、いきなり詳細を述べず、これから次回の目標という未来のことについて述べるということを聞き手に理解してもらいます。話の時間軸が変わる場合、上手く説明できないと聞き手は非常に混乱します。つまり、その話が、現在のことなのか、これからのことなのかごちゃごちゃになってしまうのです。ここでは、はっきりと、『それでは、来月の目標についてお話します。まずは、とるべき対策と、具体的な目標値についてです。』と、先ほどまでの話と区別をしましょう。

⑥〈ＨＯＷ＝対策〉さきほどの④＜ＷＨＹ＝問題点＞ボックスに書き込んだ問題点と対応させて、あなたなりに考えた対策を述べます。このとき、『自分のような若い社員が、対策を述べるなんて偉そう・・』と心配される人もいるかもしれません。これに関しても、話し方を工夫すればネガティブな印象を持たれることもありません。これに関しては、コラムで詳しくお話します。

⑦〈ＷＩＬＬ〉・・・ここまででかなり〈事実の羅列〉ではない、あなたのオリジナリティが光る〈戦略的報告〉になっていますが、最後にもうひと押し。それがＷＩＬＬ。この経過を受けての、あなたの意志、目標で締めます。ここでも基本情報の〈４W〉に沿った形をつくり、できるだけキチンとした数字を入れ込みます。

さぁ。あたなも伝え上手になって、差を付けていきましょう！

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ＫＥＥ’Ｓ代表　エグゼクティブスピーチトレーナー　野村絵理奈

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