話し方教室　KEE’S　報告上手になるSTEP１・２

報告のＳＴＥＰ１〈結論〉・ＳＴＥＰ２〈基本情報〉

それでは、例題をもとに順番に解説していきましょう。

〈報告例〉

先月の売り上げですが、目標は３００台ということになっていましたが、結果的に２５０台の売り上げに留まり、
当初の売り上げ目標に至りませんでした。月末は営業スタッフも休日返上で販売に当たりましたが、残念ながら目標に届かずでした。

いかがでしょう？　そう悪い報告とも思えないかもしれませんが、〈戦略的報告〉と比べると、穴だらけの報告です。

悪い点を挙げていきましょう

①〈結論〉は端的でなければならない

「先月の売り上げは目標の300台に到達しませんでした」「先月は売上目標を達成できませんでした」と、
まず結論を〈ひと言〉で言うこと。そこでダラダラと説明しようとせず、まずは〈目的地を示す〉のです。

②〈現在の状況〉に関する詳細情報がまるで入っていない

報告の大前提として、聞き手にとっては〈初めて聞く情報〉であるということを意識してください。
あなたにとっては当たり前のことでも、聞き手にとっては当たり前ではないのです。自分のように聞き手も知っているという錯覚に陥らないこと。
基本的に報告は〈手取り足取り〉という意識で構成すべきなのです。

報告の間に、基本情報をわざわざ質問しなければならない状態は聞き手にとってはとてもストレス。それを防ぐために有効なのが〈４W〉なのです。

〈４Ｗ〉とは、〈ＷＨＯ、ＷＨＡＴ、WHEN、ＷＨＥＲＥ〉。

WＨＯ（誰が）　担当者、何名で、どういう体制で

ＷＨＡＴ（何を）商品、どのくらい（数量）、いくらぐらい（金額）

ＷＨＥＮ（いつ）期限、期間、開始時期～終了時期

ＷＨＥＲＥ（どこで）　場所、ターゲット（業界、お客様）

〈ＷＨＯ〉は当事者のほか何名体制でという＜主語＞に関する情報です。

〈ＷＨＡＴ〉はその商品やサービスなど。数量、金額など詳細もここで説明します。

〈WＨＥＮ〉は行った日だけではなく、期間や時期、終了日なども盛り込めます。

〈ＷＨＥＲＥ〉は場所、業界やお客様というターゲットもここに含まれます。

先述したように〈４Ｗ〉にうまく当てはまらない場合もありますが、一度は〈４Ｗ〉に添って考え、洗い出しをするクセをつけましょう。
＜基本情報＞をもらさないためには、その姿勢が重要なのです。

先ほどの悪い例をこの〈４W〉を満たした形に修正すると、こうなります。

〈報告・良い例〉

先月の当社ＡＺ車の売り上げは残念ながら目標を達成できませんでした。目標３００台のところを２５０台と、目標を50台下回る結果となりました。

プロジェクトの詳細を申し上げます。

先月１日から31日までの１カ月間、営業スタッフ20人体制で、Ａ～Ｄ地区に対し、ＡＺ車のセールスを行いました。

※ボックスに入れてください

冒頭で〈結論〉を簡潔に述べ、その後、〈４Ｗ〉に沿った〈現在の状況〉 となっています。先に述べた通り、ここまでが報告の基本となります。

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